SOLUTIONSソリューション

特許事務所向け 知財DX・AI業務改革支援

特許事務の業務を4つの軸で可視化し、AIと専用プログラムを活用して、貴所独自の業務改革を実現します
特許事務所特有の業務課題を整理・可視化し、AIや専用システムを活用した業務改善・自動化を実現します。特許事務をはじめ、クライアント対応や請求・経理など、事務所運営に関わる幅広い業務を対象に、既存の業務フローやシステムを活かしながら、事務所ごとの実情に即したDXを推進。日常的な事務作業の負担軽減と、限られた人員でより多くの業務に対応できる効率的な業務体制の構築を支援します。

こんなお悩み・ご希望は、
ありませんか？

  • 出願、中間処理、審査請求や年金納付等、日々の特許事務に多くの時間を費やしており、業務の効率化を図りたい。
  • お客様対応や案件管理など、日常的な事務業務が煩雑化しており、迅速かつ円滑に対応できる体制を整えたい。
  • 請求書の作成・発行、入金確認、経費処理など、経理関連の事務作業を効率化したい。
  • 特許管理や期限管理などの業務が担当者の経験やノウハウに依存しており、属人化の解消と業務品質の安定化を図りたい。
  • 案件数や業務量の増加、人手不足に対応するため、既存システムやAIを活用し、事務所全体の業務効率化・DXを進めたい。

「プロセス」「データ・ツール」「工数・件数」「属人化・ルール」の4つの軸で、貴所の事務業務を網羅的に可視化します。その分析結果をもとに、AIによる書類の読み取り・分類・情報抽出と、期限計算・データ照合・入力チェックなどを担う確定的なプログラムを適切に組み合わせ、業務の自動化・効率化を推進します。
既存の特許管理システムや会計システムを活かしながら、Excel、メール、PDF、各種システムの間に存在する業務上の隙間を埋める専用ツールを開発します。小規模な業務自動化から専用管理システムの構築まで、貴所の業務規模や課題、投資対効果に応じた段階的なDXを実現します。

本ソリューションでは、まず以下の「4つの軸」から貴所の業務を可視化し、改善すべき課題と優先順位を明確にします。


① プロセスとタスクの可視化：国内・外国出願、中間処理、登録・年金管理などの業務フローや確認・承認ルートを分析し、業務の滞留や重複作業を特定します。

② データとツールの連携状況の可視化：特許管理システム、Excel、メール、会計システム等のデータ連携状況を分析し、情報の分断や重複入力などの非効率を洗い出します。

③ 工数・件数の可視化：業務ごとの処理件数や作業時間、担当者別の業務負荷を定量的に分析し、自動化の効果や改善の優先順位を明確にします。

④ 属人化・例外ルールの可視化：クライアントごとの個別ルールや担当者固有のノウハウを洗い出し、標準化・仕組み化すべき業務を特定します。

当社の最大の特徴は、市販のパッケージシステムに事務所の業務を合わせるのではなく、貴所固有の業務フローや運用ルールに合わせたオーダーメイド型のDXを実現できることです。AIによる書類解析・情報抽出と、期限計算・データ照合などを担う確定的なプログラムを適切に組み合わせ、既存システムとの連携や専用AIエージェント・業務システムの開発まで柔軟に対応します。特に法定期限など正確性が求められる処理では、ルールに基づくプログラム処理と人による確認を組み合わせ、誤処理のリスクにも配慮します。業務分析から改善策の立案、開発、導入後の定着まで一貫して支援します。

PROCESS具体的な支援プロセス

  1. 業務プロセスの棚卸し・可視化
    4つの軸で業務を分析し、スイムレーン図や業務棚卸しシートを作成。現状の業務フローと暗黙知となっているルールを明らかにします。
  2. 課題・リスク・改善余地の特定
    作業工数、処理件数、滞留時間、ミスの発生状況などを分析し、改善効果と実現可能性を踏まえて優先順位を決定します。
  3. 最適なDX・AI活用方針の策定
    業務フローの見直し、Excel・マクロによる自動化、AI活用、API連携、専用システム開発など、課題に応じた解決手段を選定します。
    導入コスト、削減工数、運用負担、セキュリティなどを踏まえて実施計画を策定します。
    あわせて、利用するAIサービスや外部システムのデータ保存・学習利用の条件、アクセス権限、ログ管理、データの保管・削除方法などを確認し、機密情報・個人情報の取り扱いを含めたシステム構成を設計します。


  4. プロトタイプ開発・検証・本開発
    優先度の高い業務から試作し、実際の業務データを用いて精度や操作性を検証。必要な修正を行ったうえで本格的な開発・導入を進めます。
  5. 運用定着・効果測定・継続改善
    操作マニュアルの整備やスタッフへの研修を実施。導入前後の工数・処理時間・エラー発生状況などを比較し、導入効果を検証します。法改正や業務ルールの変更に応じた保守・改善にも対応します。
    法令・手続運用や既存システムの仕様変更に伴う影響を確認し、期限計算ロジックや連携機能の見直しを行います。

OUTPUT納品物

納品物 内容説明
開発・導入成果物 • AIを活用した書類の読み取り・分類・情報抽出ツール
• Excel・CSV等へのデータ入力、転記、照合の自動化プログラム
• 期限管理・入力漏れ・データ不整合等のチェック支援ツール
• 既存システムとのデータ連携、専用業務管理システム
運用・定着支援成果物 • 操作マニュアル・運用手順書
• 業務フロー・確認ルール等の整備資料
• 利用者向け説明資料・研修資料
業務分析・設計成果物 • 現状業務フロー・タスク一覧
• 業務量・処理時間・属人化状況等の分析資料
• 改善方針・自動化対象・システム開発要件の整理資料
※納品物の内容、利用条件、保守範囲、プログラム・設計資料等の権利帰属や利用許諾については、個別の契約において明確に定めます。

RESULTS / VALUE期待される成果・得られる価値

  • 事務所独自の業務に最適化したDXの実現
    市販の特許管理システムでは対応しきれなかった独自の業務フローや運用ルールに合わせた仕組みを構築し、既存システム導入後も残っていた手作業や業務負担を軽減。
  • 事務作業の効率化と生産性の向上
    AIや専用プログラムによる定型業務の自動化、システム間のデータ連携により、入力・確認・書類整理などの日常業務にかかる時間を削減。
  • 業務の属人化解消と安定した業務体制の構築
    担当者個人の経験やクライアントごとの例外ルールを可視化・仕組み化し、特定の担当者に依存しない業務体制を実現。
  • 人手不足への対応と対応可能な業務量の拡大
    限られた人員でも増加する案件や事務処理に対応できる環境を整え、採用・教育負担の軽減と事務所全体の生産性向上を実現。
  • 段階的なDXによる投資対効果の最大化
    業務改善の優先順位と期待効果を踏まえ、小規模な自動化から専用AIエージェント・業務システムの開発まで、必要な業務から段階的にDXを推進。

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